Comunicații profesionale: mijloace, funcții, principii de organizare a proceselor

2024 Autor: Miguel Ramacey | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 06:27

Comunicarea profesională este esențială pentru a permite oamenilor dintr-o companie să comunice eficient între ei. Ritmul de lucru al întregii întreprinderi depinde direct de cât de rapid și accesibil va avea loc transferul de informații.

Comunicarea profesională joacă un rol important în luarea celor mai eficiente decizii și în comunicarea lor echipei. Dacă sunt prost stabilite, atunci aceasta amenință să provoace consecințe negative, care se pot exprima în erori în deciziile alese, în apariția unor neînțelegeri între angajați și manager, precum și în deteriorarea relațiilor interpersonale.

Definiția conceptului

Comunificările profesionale sunt interacțiuni desfășurate în domeniul relațiilor oficiale. Scopul lor principal este de a obține rezultatele scontate, de a rezolva sarcinile stabilite, precum și de a optimiza anumite activități. În același timp, fiecare dintre participanții la comunicări profesionaleare propriul statut, fiind șef, subordonat, coleg sau partener.

În acele cazuri în care oamenii de la diferite niveluri ale carierei (interpret și manager) comunică între ei, putem vorbi despre comunicări subordonate. La urma urmei, verticala relațiilor este clar vizibilă aici. Când implementăm interacțiunea bazată pe principiul cooperării egale, putem vorbi despre comunicări orizontale.

Relevanța problemei

Comunicarea profesională este o experiență zilnică pentru oameni. Se desfășoară la locul de muncă și în școli, universități și instituții oficiale. Aceasta este o comunicare între elevi și profesori, subordonați și șefi, concurenți, parteneri și colegi. Pentru a atinge scopul în fața sa, fiecare persoană trebuie să fie familiarizată cu mijloacele și principiile unor astfel de comunicări, deoarece partenerii trebuie să comunice în aceeași limbă (atât la propriu, cât și la figurat), să aibă o experiență socială comună și să se înțeleagă.

Respectarea termenilor de bază ai comunicării comerciale

Cum să faci comunicarea în activitatea profesională cât mai eficientă? Acest lucru va necesita îndeplinirea unui număr de condiții. În primul rând, comunicarea ar trebui să aibă un scop clar. În același timp, interesul tuturor persoanelor implicate în acest proces este important în realizarea acestuia. Un exemplu este încheierea unui acord, stabilirea de relații, coordonarea evenimentelor, dezvoltarea celor mai favorabile condiții de cooperare etc.

Pentru toată lumeaparticipanții la comunicarea profesională și de afaceri trebuie să se contacteze între ei și să facă acest lucru indiferent de gusturile sau antipatiile personale. În același timp, este obligatoriu să se respecte subordonarea, rolurile postului, eticheta în afaceri și restricțiile formale. Acest din urmă concept presupune nu doar implementarea diverselor protocoale, rutine și reglementări, ci și banala nevoie de a controla puterea propriilor emoții și de a respecta interlocutorul.

În plus, una dintre condițiile necesare pentru implementarea cât mai eficientă a comunicării în afaceri în activitățile profesionale este gestionabilitatea acesteia. Seful companiei, ca persoana cea mai interesata in rezolvarea sarcinilor cu care se confrunta echipa, ar trebui sa se ocupe mai intai de un astfel de moment. Este important pentru el să-și motiveze angajații să găsească cea mai bună soluție, pentru că altfel vor rămâne observatori pasivi, fără a oferi idei.

Instrumente de comunicare în afaceri

Comunicarea profesională este o dorință semnificativă a unei persoane sau a unui întreg grup de oameni de a motiva un angajat sau întreaga echipă la acțiune care poate schimba cumva situația sau poate transforma conversația într-o altă direcție.

Există o serie de instrumente disponibile pentru implementarea planului. Deci, mijloacele de comunicare profesională includ:

1. Poștă obișnuită. Dintre toate mijloacele de comunicare în afaceri, este cel mai vechi. Și în acest sens, corespondența tradițională are un număr deneajunsuri. Ele constau într-o viteză redusă de transmitere a mesajelor, un design mai complex al literelor (în comparație cu alte tipuri de comunicații), etc. Și asta ca să nu mai vorbim de faptul că acest sistem nu funcționează întotdeauna la nivelul corespunzător. Dar poșta obișnuită este folosită și astăzi ca mijloc de comunicare profesională. Principalul său avantaj este o modalitate foarte acceptabilă de a transfera documente importante între parteneri. În relațiile de afaceri, se poate folosi și o metodă precum transmiterea de telegrame. Acest serviciu este oferit și prin poștă.
2. Conexiune telefonică. Acesta este un mijloc foarte eficient de comunicare în afaceri. Cu toate acestea, negocierile telefonice nu sunt obligatorii din punct de vedere juridic. Acest punct trebuie luat în considerare atunci când utilizați comunicări profesionale, în timp ce utilizați alte mijloace.
3. E-mail. Acest mijloc relativ nou de comunicare în afaceri se bucură de o popularitate binemeritată. Unul dintre principalele sale avantaje este combinarea formei de comunicare scrisă (text fix) cu calitățile pe care le are comunicarea orală, sub forma vitezei de transfer al informațiilor și a posibilității de a obține un răspuns aproape instantaneu. Astfel de calități fac din e-mail unul dintre principalele mijloace folosite pentru transmiterea mesajelor cu caracter informal.
4. Fax. Folosind un dispozitiv special, puteți transfera foarte rapid partenerului dvs. o copie a oricărui document. Viteza este un avantaj incontestabil al comunicării prin fax. Însă, documentele transmise în acest mod nu au forță juridică, deoarece nu ausemnături și sigilii originale. De aceea, în majoritatea cazurilor, faxul ca mijloc de comunicare este folosit doar pentru transmiterea promptă a documentelor. Ele pot fi acceptate pentru executare numai dacă originalele sunt trimise după ele prin poștă obișnuită. Trebuie avut în vedere faptul că este interzisă trimiterea prin fax a documentelor marcate „Pentru uz oficial” sau „Confidențial”.

Comunicare de afaceri

Contactul oral a fost întotdeauna în centrul comunicării profesionale. Se desfășoară între persoane care sunt interconectate de interesele cauzei și, de asemenea, au puterile necesare pentru a rezolva problemele apărute și a stabili parteneriate.

Astfel de conversații sunt un mijloc de comunicare profesională, întruchipând toate avantajele de care lipsesc comunicarea telefonică și schimbul de informații scrise. Faptul este că comunicarea de afaceri:

• desfășurat în condiții de contact apropiat, atunci când este posibil să te concentrezi doar asupra unui singur interlocutor sau asupra unui grup restrâns de persoane;
• creează condițiile în care pot fi stabilite relații personale;
• implică contact direct.

Conversația de afaceri se referă în primul rând la vorbirea orală. Și, în comparație cu forma scrisă, are o serie de diferențe semnificative. În timpul unei astfel de conversații, devine posibilă influențarea directă a interlocutorului sau a unui grup de oameni. În acest caz, sunt folosite gesturi și expresii faciale, intonație și așa mai departe. In afara de asta,comunicarea față în față nu lasă timp pentru pre-gândire. De aceea, formele ocazionale de comunicare sunt adesea folosite într-o conversație de afaceri, precum și unele caracteristici stilistice și gramaticale.

Folosită ca bază a comunicării profesionale, conversația de afaceri se distinge în primul rând prin construcția logică a gândirii. Pe baza practicii existente, se poate argumenta că oamenii de afaceri care sunt excelenți în utilizarea judecăților și conceptelor, care sunt capabili să demonstreze în mod convingător și să tragă concluzii corecte, reușesc mult mai repede decât acei oameni de afaceri care nu posedă aceste abilități.

Conversația profesională are propria sa cultură psihologică. Constă în capacitatea interlocutorilor de a face o impresie bună celorlalți, de a crea o atmosferă prietenoasă a întâlnirii, de a aplica tehnici speciale care protejează împotriva întrebărilor incorecte, de a-și asculta adversarii până la capăt și, dacă este necesar, de a-și respinge argumentele, de a folosi un tehnică care permite comunicarea fără conflicte.

Relații interculturale

Astăzi, lumea este din ce în ce mai îmbrățișată de procesul de globalizare. De aceea, comunicarea profesională interculturală iese în prim-plan. Pentru implementarea lui este nevoie de specialiști care nu doar cunosc o limbă străină. Trebuie să-l stăpânească în ceea ce privește comunicarea de afaceri.

De cele mai multe ori astfel de comunicări profesionale au loc în limba engleză. Este principalul mijloc de comunicare înnivel interstatal.

Engleza în domeniul comunicării profesionale este o versiune modernizată și simplificată a limbii engleze în general. Se caracterizează prin prezența unor fraze clișee standard, precum și prin tot felul de modele. Un specialist trebuie să le cunoască și să le poată folosi în anumite situații.

Dacă un interpret este invitat la o întâlnire de afaceri de către un om de afaceri, în comunicarea profesională un astfel de specialist nu va proceda doar din experiența sa de viață și comportamentul care este acceptat în mediul său cultural natal. Luarea în considerare a particularităților comportamentului altor popoare va ajuta la evitarea neînțelegerilor, greșelilor și problemelor în conversație.

În comunicarea profesională interculturală, este necesar să se cunoască normele interpersonale de relații care sunt acceptate într-o anumită societate. Și anume - limbaje non-verbale și verbale de comunicare. Primul dintre ele include diverse semnale fără cuvinte pe care participanții la comunicare le transmit unul altuia. Ei fac adesea acest lucru inconștient. Trebuie avut în vedere faptul că cunoașterea limbajelor non-verbale și verbale în comunicarea profesională de natură interculturală este cheia unei întâlniri de succes. Un specialist ar trebui să fie conștient de timbrul vorbirii adoptat de un anumit popor, volumul pronunției, intonația, expresiile faciale, posturile etc. Normele de utilizare a acestora în timpul unei conversații pot avea unele diferențe. Un prim exemplu este zâmbetul tradițional american. În Rusia, este considerat nesincer și artificial. americanidimpotrivă, ei cred că rușii sunt prea posomorâți, nepoliticoși și serioși.

Instruirea specialiștilor

Cum se rezolvă problemele cu comunicarea de afaceri interstatale? O negociere reușită necesită prezența unui traducător cu în altă calificare în domeniul comunicării profesionale, care are atât cunoștințe culturale de specialitate, cât și cele generale. Universitățile din Rusia formează astfel de specialiști.

În același timp, se folosește activ un program numit „Translator în domeniul comunicării profesionale”. Oferă abilitățile de a comunica eficient în schimburile de afaceri și culturale de astăzi.

Funcții principale

Printre caracteristicile comunicării profesionale se numără sistemul său destul de complex. Este alcătuit din mai multe niveluri, acoperind nu numai o anumită organizație, ci și mediul extern. Luați în considerare principalele funcții ale comunicării profesionale.

1. Informațional. Comunicările profesionale sunt concepute pentru a juca rolul unui anumit intermediar. Cu ajutorul acestuia, ideile, deciziile și mesajele sunt schimbate între angajați. Funcția informațională a comunicării în afaceri este necesară pentru atingerea scopurilor organizației, precum și pentru eliminarea problemelor care apar în timpul acestui proces.
2. Motivațional. Comunicarea profesională contribuie la dorința angajaților de a-și îndeplini mai bine sarcinile. Aceasta este funcția motivațională.comunicări profesionale. În acest caz, liderul folosește mijloace precum ordinea, persuasiunea, sugestia și cererea.
3. Control. Folosind subordonarea ierarhică, această funcție este concepută pentru a monitoriza comportamentul angajaților companiei.
4. Expresiv. Cu ajutorul acestei funcții, comunicările profesionale contribuie la satisfacerea nevoilor sociale prin exprimarea experiențelor și sentimentelor despre ceea ce se întâmplă.
5. Comunicativ. Această caracteristică este foarte specifică. Cu ajutorul acestuia, sunt identificate și rezolvate greșelile și problemele tipice apărute în comunicarea de afaceri și sunt formulate principii de comportament optim.

Funcțiile comunicării profesionale pot fi considerate și din punctul de vedere al asigurării vieții companiei în ansamblu. În acest caz, au loc următoarele:

1. Funcție de reglementare. La comunicare se produce un impact indirect sau direct asupra angajatului, care face obiectul managementului. O astfel de funcție contribuie la organizarea acțiunilor comune în echipă, la coordonarea și optimizarea de către șef a tuturor acțiunilor efectuate de echipă.
2. Funcție de control social. Oricare dintre metodele de rezolvare a problemelor organizației, precum și formele și principiile de lucru ale acesteia, au un caracter normativ pronunțat. Reglementarea tuturor acestor prevederi, care se află în instrucțiunile și ordinele șefului, ajută la asigurarea organizării și integrității instituției, precum și a coerenței acțiunilor comune ale fiecărui membru al echipei. Pentru a menţine această direcţie şiîși exercită controlul social comunicările profesionale.
3. Funcția de socializare. Este una dintre sarcinile principale ale oricărui lider. Această funcție permite tinerilor angajați să se alăture activităților comune, care încep să stăpânească abilitățile și abilitățile de comunicare, învață să navigheze într-o situație de comunicare, să vorbească și să asculte. Toate acestea sunt foarte importante nu numai în scopul adaptării interpersonale, ci și pentru implementarea activităților profesionale. În același timp, tinerii dobândesc o atitudine tolerantă, interesată și binevoitoare față de ceilalți angajați și capacitatea de a acționa în vederea îndeplinirii unei sarcini colective.
4. Socio-pedagogice. În procesul de comunicare profesională, există un proces de formare, educare și dezvoltare a personalității angajatului, transferându-i în același timp experiența practică. Datorită contactelor sistematice care apar în cursul activităților comune, toți participanții la comunicare dobândesc cunoștințe atât despre ei înșiși, cât și despre parteneri, precum și despre cele mai bune opțiuni pentru rezolvarea sarcinilor cu care se confruntă echipa. Stăpânirea abilităților practice devine uneori pentru unii angajați o posibilă compensație pentru lipsa cunoștințelor profesionale. Și acest lucru este asigurat de funcția socio-pedagogică a comunicării.

Regulament

Comunicarile profesionale se bazează pe:

1. Interpersonalitate. O astfel de comunicare se caracterizează prin versatilitate, deschidere la interacțiunea dintre oameni. Acest principiu se bazează pe interesul personal unul față de celăl alt. Și asta în ciudacă comunicarea este orientată spre afaceri. O astfel de comunicare are inevitabil caracteristicile contactului interpersonal.
2. Intenție. Acest principiu al comunicării profesionale este polivalent, deoarece procesul de comunicare de afaceri, împreună cu încărcarea de informații intenționată, poartă și un scop de bază. De exemplu, un lider, informând echipa despre datele statistice pe care le are, dorește să sublinieze aspectele problematice ale unui anumit domeniu de activitate. În același timp, cel mai probabil, la nivel inconștient, el caută să demonstreze celor prezenți elocvența, erudiția și inteligența sa.
3. Continuitate. Acesta este un alt principiu al comunicării profesionale. Constă în faptul că, intrând în câmpul de vedere al partenerului nostru de afaceri, devenim inițiatorii contactului continuu cu acesta. În același timp, comunicarea are loc nu numai la nivel verbal. Partenerul primește constant mesaje comportamentale din care poate trage concluzii adecvate.
4. Multidimensionalitate. În cursul comunicării profesionale se realizează cel puțin două aspecte ale relațiilor interpersonale. Primul dintre acestea este transferul de informații de afaceri și menținerea contactului creat. A doua este traducerea unei atitudini emoționale față de un partener (poate fi pozitivă și negativă).

Etica comunicării profesionale

Fiecare dintre participanții la comunicarea de afaceri trebuie să aibă:

1. Onestitate. Având o astfel de trăsătură de caracter, oamenii se abțin de la fapte înșelătoare și de la înșelăciune. Cu toate acestea, chiar șicei care consideră onestitatea un standard indispensabil al comportamentului în afaceri, uneori mai trebuie să mintă. În acest caz, oamenii trebuie să facă o alegere între alternative care nu le satisfac. Cu toate acestea, adevărul trebuie spus întotdeauna. Minciuna este justificată numai atunci când se alege cel mai mic dintre cele două rele, atunci când circumstanțele o cer.
2. Integritate. Această caracteristică inerentă unei persoane își găsește expresia în unitatea acțiunilor și credințelor sale. Comportamentul decent este exact opusul duplicității și ipocriziei. O astfel de persoană va face întotdeauna ceea ce a promis. De exemplu, un angajat își va ajuta cu siguranță colegul în îndeplinirea unei sarcini de serviciu. Acest lucru se va întâmpla chiar și atunci când nu îi este atât de ușor să o facă, dar a făcut o promisiune.
3. Justiție. Această trăsătură de caracter implică absența părtinirii și a obiectivității în evaluarea celorlalți oameni și a acțiunilor lor.
4. Responsabilitate. Această trăsătură a unui participant la relațiile de afaceri se manifestă în măsura în care este responsabil pentru cuvintele sale, respectă standardele morale și își îndeplinește obligațiile.